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Tipps für erfolgreiche Online-Meetings für Führungskräfte

Wie können wir Menschen in Online-Meetings besser überzeugen? Das ist eine wichtige Frage mit Social Distancing. In Online-Meetings gelten andere Rhetorik-Regeln. Viele Führungskräfte arbeiten mit agilem Projektmanagement in virtuellen Teams über Zoom, Skype oder Microsoft Teams etc.

Viele bemängeln lange monologischen Online-Meetings. Auch wenn wir jetzt eine gewisse Routine entwickelt haben, wird der Wunsch nach mehr Austausch und Interaktion immer größer. Wie können wir noch besser werden in Online-Meetings bezüglich Team-Geist, Performance und Output?


Erfolgreiche Online-Meetings

Online-Meetings brauchen eine professionelle Vorbereitung, denn sie funktionieren anders als Präsenz-Meetings. Beispiel: Körpersprache (wie Gestik und Mimik) lesen ist schwieriger auf Distanz. Spontane Aktionen sind schwieriger. Man erkennt manchmal, wann der andere Sprecher endet und fällt ins Wort.
Plane deine Meetings genau im Ablauf. Stimme im Teilnehmerkreis den Verlauf vorher ab und bereite dich professionell in Ruhe auf das Meeting vor. Überlege vorher:
  1. Welches Tool ist es? Log dich 5 Min früher ein und stelle dir Getränke bereit.
  2. Welche unterstützende Dokumente benötige ich? Lege sie in Greifnähe.
  3. Welche Themen möchte ich vortragen? Welche Entscheidungen brauche ich?
  4. Welche Visualisierungen zeige ich wann? Öffne die Browser-Fenster vorab.
Tipps für erfolgreiche Online-Meetings für Führungskräfte

Output klar kommunizieren: Ergebnisse direkt teilen

Kommuniziere als Moderator:in zu Beginn den Zeitplan, die Regeln und den gewünschten Output. Welche Ergebnisse sollen erzielt konkret werden? Ich arbeite in meinen Teams mit agilem Projektmanagement, wobei das „Monday Morning Meeting“ den Sprint zur Wochenplanung definiert.

Jeder Teilnehmer stellt prägnant in circa 5-10 Min. die Ergebnisse der letzte Woche und die Wochenplanung vor und kündigt Diskussionspunkte an, die abschliessend besprochen werden.So wird für das Meeting max. 60 Minuten benötigt, ein. Das Zeitlimit regelt das Zeitmanagement fest vorab.

Am Ende des Sprints wird die Wochenenplanung im Marketing Multiprojektmanagement mit allen Aufgaben in Confluence veröffentlicht, so dass jeder im Team seine Aufgaben und die Zieltermine kennt. Im Wochenablauf organisieren sich die Teammitglieder selbständig und kommunizieren über Slack oder Online Meetings mit MS-Projekt oder Mails oder Telefon, je nach Team-Mitglieder Präferenz.

Sprich nicht nur darüber, sondern zeige es direkt

Für die Aufmerksamkeit der Teilnehmer ist es besser, dass man Inhalte nicht nur bespricht, sondern auch visualisiert oder online zeigt. Nennen Sie z. B. nicht einfach die einzelnen Punkte der Agenda, sondern zeigen Sie sie in Form eines vorab vorbereiteten Dokuments.

Auch virtuelle Team-Mitglieder brauchen soziales „Kuscheln“

Unterschätze nicht den hohen Stellenwert für eine gute Team-Performance durch Raum zum persönlichen Austausch. Schaffe in deinen Online-Meetings Gelegenheiten für ein soziales Miteinander.
Planen Sie z. B. eine Warm-up-Phase dazu ein. Stelle eine Arbeitsatmosphäre her, in der sich jeder persönlich wohl fühlt. Wie wäre es einmal mit einem digitalen Kaffeetrinken nach dem Meeting? So kompensiert man zumindest teilweise die fehlenden Zwischengespräche zum informellen Austausch.

Zehn Tipps für Online Meetings für Digital Leader

  1. Bereite dich professionell auf das Meeting vor mit deinen Themen
  2. Log dich 5 Min vor dem Termin ein und stell dir Getränke bereit
  3. Achte auf eine gute Internet-Performance, möglichst mit LAN
  4. Mache einen kurzen Soundcheck und setze deine Stimme klangvoll ein
  5. Zeige Dich professionell vor der Kamera, achte auf den Hintergrund
  6. Folge einer klaren Agenda mit Zeitlimit
  7. Definiere das Ziel des Online-Meetings
  8. Aktiviere die Zuschauer mit Interaktionen
  9. Veranstalte keine Monologe oder PowerPoint-Schlachten
  10. Beende das Online-Meeting immer mit einer to-do Liste.

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