Agiles Projektmanagement

Man unterscheidet zwischen zwei Arten von Projektmanagement, die sich auch ergänzen können: das klassische Projektmanagement und das agile Projektmanagement.

Klassische Projektmanagement: Alle Vorgänge für ein Projekt im Unternehmen abgestimmt und ein systematischer Ablauf für alle Beteiligten geschaffen wird. Ein Projekt wird demnach definiert, durchgeplant, gesteuert und zum Abschluss gebracht. Oft gibt es extra Projekt-Manager für diese Aufgaben, bei denen auch alles zusammenläuft.

Agiles Projektmanagement meint hingegen Prozesse aufzubrechen und dynamischer zu arbeiten. Starre Strukturen und lange Abstimmungswege werden hinterfragt und Flexibilität ist gewünscht, um Änderungswünsche schnell umzusetzen. „Agil“ betont die positiven Aspekte, wie weniger Planungs- und Führungsintensität zugunsten schneller Umsetzung, hoher Flexibilität und mehr Eigenverantwortlichkeit.

Einige Unternehmen sehen Projektmanagement als bessere Möglichkeit Papierkram schneller zu erledigen. Aber agiles Projektmanagement bietet so viel mehr Nutzen:

• Mit Ressourcen haushalten (Personal, Budget, Material gezielter einsetzen)
• Besseres Zeitmanagement für Deadlines
• Klare Struktur bei komplexen Aufträgen, das senkt die Kosten und fördert Motivation im Team

Projektmanager müssen flexibel und vielseitig sein. Sie müssen sich schnell in verschiedene Themen, Teams und Kunden einfinden, um Projekte erfolgreich zu planen und zu leiten. Egal, ob ein Produkt-Release, ein Website-Relaunch oder ein Kundenauftrag, es geht immer um die Koordination der Aufgaben, Mitarbeiter, der Kostenkontrolle und um die Qualitätsprüfung. Gerade im agilen Projektmanagement steht der Kontakt zum Kunden im Fokus. Besonders zu Beginn werden der Kunde und seine Vorstellungen eng in die Planung einbezogen.

Grundlegende Aufgaben im Projektmanagement sind unter anderem:

1. Stakeholder Analyse: Die Analyse der Stakeholder beginnt mit der Identifizierung. Man unterscheidet zwischen internen und externen Stakeholdern. Interne Stakeholder sind die Mitarbeiter des Unternehmens, der Manager und die Unternehmenseigentümer. Zu den externen Stakeholdern zählen zum Beispiel: Lieferanten, Kunden, die Gesellschaft.
2. Team-Aufbau: Das Teambuidling im Projekt-Team verläuft in vier Phasen: Forming, Storming, Norming und Perfoming. In der ersten Phase wird das Team gebildet und die Projektmitglieder finden zusammen. In der nächsten Phase werden die Aufgaben gespeichert und die Projektmitglieder tragen die ersten Konflikte aus. Dabei kristallisiert sich ebenfalls heraus, welche Konfliktpunkte es innerhalb des Teams geben kann. In der Phase des Norming sind die Konflikte beigelegt und das Team kommt auf einen gemeinsamen Nenner. In der Phase des Performing findet die wirkliche Projektarbeit statt und die Teammitglieder ziehen an einem Strang.Der Projektmanager übernimmt dabei die Position des Vermittlers und Moderators.
3. Strukturplan: Der Sturkturplan ist der Kern eines jeden erfolgreichen Projektes. Damit ist es möglich, den Projektfortschritt detailliert zu planen, einzelne Projektaufgaben mit Ressourcen zu planen und Fehler schneller zu identifizieren. Innerhalb dieses Plans werden einzelne Projektaufgaben den entsprechenden Teammitgliedern spezifisch zugeordnet. Alle weiteren Informationen, wie Bearbeitungsfortschritt oder Budgetplanung werden an diese Zuordnungen angehängt. Der Vorteil daraus ist, dass alle Informationen schnell verfügbar sind und dass etwaige Fehler aufgrund der Übersichtlichkeit des Projektstrukturplans schnell identifiziert werden können.
4. Risiko-Management: Um das Risiko-Management erfolgreich zu mangen, ist ein Risiko-Beauftragter erforderlich, der als Frühwarnsystem für potentielle Risiken dient. Die Rolle des Risiko-Beauftragten sollte als Unterstützerrolle für den Projektleiter verstanden werden. Um potenzielle Konflikte in Bezug auf Kompetenz-Überschreitung zu vermeiden, sollte deren Kommunikation auf Augenhöhe stattfinden.

Probleme gibt es oftmals bei der agilen Projektmanagement-Einführung. Nur, wenn die nötigen Voraussetzungen geschaffen werden und sowohl im Management als auch bei den Mitarbeitern ein Umdenken stattfindet, ist agiles Management erfolgreich.

Agiles Projektmanagement kann starre Organisationen, durch flexible Modelle ersetzen, die dem ständigen Wandel gewachsen sind und auf jede noch so kurzfristige Veränderung vorbereiten. Damit das funktioniert, müssen jedoch einige wichtige Spielregeln im Unternehmen etabliert werden.

1. Vertrauen ist eine wichtige Basis für agiles Projektmanagement. Jeder Mitarbeiter sollte das Vertrauen genießen, eigenständige Entscheidungen zu treffen und selbstständig zu handeln, anstatt immer nur auf Anweisungen von oben zu warten. Führungskräfte im agilen Management benötigen neue Rollen zur Identifikation. Sie werden zum Berater und Coach für ihre Mitarbeiter.
2. Kommunikation: Auf Veränderungen können Teams nur dann richtig reagieren, wenn alle Beteiligten jederzeit vollkommen informiert sind, welche Erwartungen und Ziele zu erfüllen sind. Wenn z. B. ein Kunde seine Meinung über das Design ändert, muss sofort ein Austausch stattfinden, um eine Lösung zu entwickeln. Deshalb sind Sprints erforderlich.
3. Fehlerkultur: Agiles Management macht es erforderlich, Probleme offen anzusprechen – von Führungskräften und Mitarbeitern. Nur ein offener Umgang damit macht es möglich, veraltete Denkmuster zu hinterfragen und zu erneuern. In vielen Unternehmenskulturen ist es verpönt, seine Probleme zu teilen, weil man damit Schwäche verbindet.
4. Flache Hierarchien: Lange Entscheidungswege sind heute kaum noch praktikabel. Gerade im Dienstleistungsbereich wollen Menschen schnelle Hilfe für Ihre Anliegen – und nicht darauf vertröstet werden, dass sich irgendjemand in den nächsten Tagen oder Wochen vielleicht einmal melden wird.
5. Kurze Umsetzungszyklen: Heute reicht es nicht aus, sich erst am Schluss Gedanken darüber zu machen, ob das Ergebnis den Kunden- bzw. Markt-Erwartungen entspricht. Kurze Umsetzungszyklen sind ein Kernelement im agilen Management, um Entwicklungen regelmäßig zu überprüfen und um Projekte flexibel in die gewünschte Richtung zu steuern.
6. Delegieren: Im klassischen Management leiden Führungskräfte unter einem Kontrollzwang. Sie wollen alles kontrollieren und am liebsten jede Aufgabe selbst übernehmen. Dabei geht jedoch viel Zeit verloren und die Fähigkeiten der Mitarbeiter werden nicht genutzt, die oftmals viel bessere Fähigkeiten für die Aufgaben haben. Deligieren ist deshalb ganz wichtig.