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Agiles Projektmanagement

Projektmanagement für Unternehmen gehört zu den grundlegenden Anwendungen. Gerade für Projektleiter ist die richtige Kommunikation innerhalb und außerhalb von Projekt-Teams essentiell.

Angesichts der Digitalisierung benötigen wir ein neues Leitbild für die Arbeitswelt, da sich die Anforderungen verändert haben. Viele Projekte sind heute komplexer geworden durch die neuen Anforderungen von Kunden, Technologien und neuen Rahmenbedingungen, wie Datenschutz. Unternehmen stehen heute mehr denn je vor komplexen Herausforderungen, die scheinbar kaum zu bewältigen sind. Ein starkes agiles Projektmanagement in allen Bereichen, vor allem im Marketing, hilft eine gute Grundlage zu schaffen.

Inhaltsverzeichnis

Was versteht man unter Projektmanagement?

Bei Hilker Consulting unterscheiden wir zwischen zwei Arten von Projektmanagement, die im Grunde aber aufeinander aufbauen – das klassische Projektmanagement und das agile Projektmanagement.

Klassisch heißt, dass im Projektmanagement Vorgänge für ein Projekt im Unternehmen abgestimmt und ein systematischer Ablauf für alle Beteiligten geschaffen wird. Ein Projekt wird demnach definiert, durchgeplant, gesteuert und zum Abschluss gebracht. Oft gibt es extra Projekt-Manager für diese Aufgaben, bei denen auch alles zusammenläuft.

Agiles Projektmanagement meint hingegen Prozesse aufzubrechen und dynamischer zu arbeiten. Starre Strukturen und lange Abstimmungswege werden hinterfragt und Flexibilität ist gewünscht, um Änderungswünsche schnell umzusetzen. „Agil“ betont die positiven Aspekte, wie weniger Planungs- und Führungsintensität zugunsten schneller Umsetzung, hoher Flexibilität und mehr Eigenverantwortlichkeit.

Agiles Projektmanagement setzt an der Stelle an, wo viele klassische Managementsysteme vermehrt auf Probleme stoßen.

  • Veraltete Führungskonzepte sind meist viel zu langsam und rigide, um in einem hohen Tempo Ziele zu erreichen.
  • Agiles Management will auf Änderungen und neue Rahmenbedingungen in kürzester Zeit reagieren.

Entscheidungen sollen nicht erst durch eine endlose Bürokratie via Top-Managaement laufen, sondern schnell und flexibel in Teams getroffen werden können. Agiles Management will Entwicklungen vorab erkennen und proaktiv handeln. Damit gewinnen Unternehmen Vorsprung vor der Konkurrenz, denn wenn man vorzeitig auf Veränderungen reagiert, gewinnt man Vorreiter-Positionen.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Einige Unternehmen sehen Projektmanagement als bessere Möglichkeit Papierkram schneller zu erledigen. Aber agiles Projektmanagement bietet so viel mehr Nutzen:

  • Mit Ressourcen haushalten (Personal, Budget, Material gezielter einsetzen)
  • Besseres Zeitmanagement für Deadlines
  • Klare Struktur bei komplexen Aufträgen, das senkt die Kosten und fördert Motivation im Team

Welche Aufgaben gibt es im Projektmanagement?

Projektmanager müssen flexibel und vielseitig sein. Sie müssen sich schnell in verschiedene Themen, Teams und Kunden einfinden, um Projekte erfolgreich zu planen und zu leiten. Egal, ob ein Produkt-Release, ein Website-Relaunch oder ein Kundenauftrag, es geht immer um die Koordination der Aufgaben, Mitarbeiter, der Kostenkontrolle und um die Qualitätsprüfung. Gerade im agilen Projektmanagement steht der Kontakt zum Kunden im Fokus. Besonders zu Beginn wird der Kunde und seine Vorstellungen eng in die Planung einbezogen.

Grundlegende Aufgaben im Projektmanagement sind unter anderem:

  1. Stakeholder Analyse
    Die Analyse der Stakeholder beginnt mit der Identifizierung. Man unterscheidet zwischen internen und externen Stakeholdern. Interne Stakeholder sind die Mitarbeiter des Unternehmens, der Manager und die Unternehmenseigentümer. Zu den externen Stakeholdern zählen zum Beispiel: Lieferanten, Kunden, die Gesellschaft.
  2. Team-Aufbau
    Das Teambuidling im Projekt-Team verläuft in vier Phasen: Forming, Storming, Norming und Perfoming. In der ersten Phase wird das Team gebildet und die Projektmitglieder finden zusammen. In der nächsten Phase werden die Aufgaben gespeichert und die Projektmitglieder tragen die ersten Konflikte aus. Dabei kristallisiert sich ebenfalls heraus, welche Konfliktpunkte es innerhalb des Teams geben kann. In der Phase des Norming sind die Konflikte beigelegt und das Team kommt auf einen gemeinsamen Nenner. In der Phase des Performing findet die wirkliche Projektarbeit statt und die Teammitglieder ziehen an einem Strang.Der Projektmanager übernimmt dabei die Position des Vermittlers und Moderators.
  3. Strukturplan
    Der Sturkturplan ist der Kern eines jeden erfolgreichen Projektes. Damit ist es möglich, den Projektfortschritt detailliert zu planen, einzelne Projektaufgaben mit Ressourcen zu planen und Fehler schneller zu identifizieren. Innerhalb dieses Plans werden einzelne Projektaufgaben den entsprechenden Teammitgliedern spezifisch zugeordnet. Alle weiteren Informationen, wie Bearbeitungsfortschritt oder Budgetplanung werden an diese Zuordnungen angehängt. Der Vorteil daraus ist, dass alle Informationen schnell verfügbar sind und dass etwaige Fehler aufgrund der Übersichtlichkeit des Projektstrukturplans schnell identifiziert werden können.
  4. Risiko-Management
    Um das Risiko-Management erfolgreich zu mangen, ist ein Risiko-Beauftragter erforderlich, der als Frühwarnsystem für potentielle Risiken dient. Die Rolle des Risiko-Beauftragten sollte als Unterstützerrolle für den Projektleiter verstanden werden. Um potenzielle Konflikte in Bezug auf Kompetenz-Überschreitung zu vermeiden, sollte deren Kommunikation auf Augenhöhe stattfinden.

Wie gelingt gutes Projektmanagement?

Schwierigkeiten gibt es oftmals bei der Umsetzung eines agilen Projektmanagements. Nur, wenn die nötigen Voraussetzungen geschaffen werden und sowohl im Management als auch bei den Mitarbeitern ein Umdenken stattfindet, ist agiles Management erfolgreich.

Agiles Projektmanagement kann starre Organisationen, durch flexible Modelle ersetzen, die dem ständigen Wandel gewachsen sind und auf jede noch so kurzfristige Veränderung vorbereiten. Damit das funktioniert, müssen jedoch einige wichtige Spielregeln im Unternehmen etabliert werden.

  1. Vertrauen ist eine wichtige Basis für agiles Projektmanagement. Jeder Mitarbeiter sollte das Vertrauen genießen, eigenständige Entscheidungen zu treffen und selbstständig zu handeln, anstatt immer nur auf Anweisungen von oben zu warten. Führungskräfte im agilen Management benötigen neue Rollen zur Identifikation. Sie werden zum Berater und Coach für ihre Mitarbeiter.
  2. Kommunikation: Auf Veränderungen können Teams nur dann richtig reagieren, wenn alle Beteiligten jederzeit vollkommen informiert sind, welche Erwartungen und Ziele zu erfüllen sind. Wenn z. B. ein Kunde seine Meinung über das Design ändert, muss sofort ein Austausch stattfinden, um eine Lösung zu entwickeln. Deshalb sind Sprints erforderlich.
  3. Fehlerkultur: Agiles Management macht es erforderlich, Probleme offen anzusprechen – von Führungskräften und Mitarbeitern. Nur ein offener Umgang damit macht es möglich, veraltete Denkmuster zu hinterfragen und zu erneuern. In vielen Unternehmenskulturen ist es verpönt, seine Probleme zu teilen, weil man damit Schwäche verbindet.
  4. Flache Hierarchien: Lange Entscheidungswege sind heute kaum noch praktikabel. Gerade im Dienstleistungsbereich wollen Menschen schnelle Hilfe für Ihre Anliegen – und nicht darauf vertröstet werden, dass sich irgendjemand in den nächsten Tagen oder Wochen vielleicht einmal melden wird.
  5. Kurze Umsetzungszyklen: Heute reicht es nicht aus, sich erst am Schluss Gedanken darüber zu machen, ob das Ergebnis den Kunden- bzw. Markt-Erwartungen entspricht. Kurze Umsetzungszyklen sind ein Kernelement im agilen Management, um Entwicklungen regelmäßig zu überprüfen und um Projekte flexibel in die gewünschte Richtung zu steuern.
  6. Delegieren: Im klassischen Management leiden Führungskräfte unter einem Kontrollzwang. Sie wollen alles kontrollieren und am liebsten jede Aufgabe selbst übernehmen. Dabei geht jedoch viel Zeit verloren und die Fähigkeiten der Mitarbeiter werden nicht genutzt, die oftmals viel bessere Fähigkeiten für die Aufgaben haben. Deligieren ist deshalb ganz wichtig.

Anfrage zur Beratung

Dr. Claudia Hilker berät viele Unternehmen im Digital Marketing mit Online Marketing, Social Media, Content Marketing und Marketing Automation zur Neukundengewinnung. Gerade in diesem Bereich ergeben sich täglich Projekte, die oft über kurze oder lange Zeiträume hinweg gestemmt werden müssen. Dabei hilft agiles Projektmanagement. Bei Interesse an einer Zusammenarbeit schreiben Sie uns Ihr Anliegen. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

Dr. Claudia Hilker

CEO, Hilker Consulting

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